Conceptos básicos de contabilidad

La contabilidad es una técnica de gestión para registrar las operaciones realizadas por las empresas. Conocer los conceptos contables permite seguir la situación y evolución de un negocio.

1. Función de la contabilidad

La función principal de la contabilidad es suministrar información sobre la situación y el desarrollo de la actividad empresarial o del negocio. Se emplea el siguiente proceso:

• Representar la situación al inicio del ejercicio económico.
• Registrar todas las operaciones realizadas durante el mismo.
• Reflejar el beneficio o pérdida ocurridos.
• Establecer la nueva situación del patrimonio al final del ejercicio económico.

Veamos de forma muy breve un desarrollo contable, desde la apertura de libros al inicio de un ejercicio económico hasta el cierre de los mismos al final del ejercicio, inventarios, balances, registros o asientos del periodo en el Libro Diario y Libro Mayor con los fundamentos del Sistema de Partida Doble.

Actualmente la contabilidad se lleva con aplicaciones informáticas con formato electrónico aunque sigue los mismos principios y se llevan los mismos libros que de manera tradicional.

2. Inventario

Lo primero que se hace al iniciar un negocio es el Inventario de los Bienes, Derechos y Deudas. Se realiza mediante recuento físico con la valoración monetaria de cada uno de los elementos patrimoniales. También se hace Inventario al final de cada ejercicio económico (cada año) para conocer la nueva situación económica.

• Bienes + Derechos – Deudas = Capital.

Lo que se posee más lo que deben otras personas a la empresa se llama Activo (Bienes + Derechos), se puede considerar la parte positiva del negocio, y lo que la empresa debe pagar es el Pasivo (Deudas), se puede considerar la parte negativa.

• Por tanto, la diferencia Activo – Pasivo = Capital.

Los Inventarios se anotan en el Libro de Inventarios y Balances. Al hacer el Inventario se coloca primero el Activo, después el Pasivo y por último el Capital. Los conceptos deben figurar por su valor real.

2.1. Activo

• Efectivo (dinero en caja y en los bancos).
• Realizable (mercaderías, valores mobiliarios, efectos a cobrar o negociar, etc.).
• Exigible (empresas o personas que deben dinero al negocio).
• Inmovilizado (muebles, máquinas, herramientas, inmuebles, vehículos, etc.).
• Gastos anticipados (pagos anticipados).

2.2. Pasivo

• Exigible (deudas de acreedores - personas o empresas a quienes debemos dinero -, efectos pendientes de pago, gastos pendientes de pago, etc.).

2.3. Capital

• Importe inicial más los resultados del ejercicio. El capital se suele considerar también pasivo ya que la empresa lo tiene prestado del propietario o de los accionistas.

3. Balance

El balance es un documento contable que refleja la situación del Patrimonio en la fecha de su confección. Consta de dos partes: Activo formado por los Bienes y los Derechos y Pasivo formado por el Capital y las Deudas.

4. Partida Doble. Cuentas

Las ganancias y pérdidas de un ejercicio económico (normalmente 1 año) se determinan comparando los Inventarios al inicio y al final del ejercicio, pero para saber cómo se han producido es necesario anotar las operaciones efectuadas a lo largo del año. Para ello se utilizan las Cuentas

Cada Cuenta se crea para registrar las operaciones que afecten a una determinada clase de bienes o un conjunto de operaciones análogas. Cada Cuenta tiene un título que indica el tipo de operaciones que va a registrar y dos partes el Debe y el Haber. La diferencia entre las cantidades del Debe y del Haber se llama Saldo. La clase y número de cuentas depende del tipo de negocio.

Si una cuenta recibe algo es "depositaria" del valor que tenga el elemento que representa y responde, por tanto, del mismo ante la empresa. Por eso se dice que:

• Cuando una cuenta recibe es Deudora porque lo hace en depósito y no en propiedad, anotándose en su Debe el valor recibido (la anotación se llama adeudar o cargar).
• Cuando una cuenta entrega es Acreedora ante la empresa de lo entregado y se anota en el Haber (la anotación se llama abonar o acreditar)

El método generalizado de anotación, registro o asiento en las Cuentas es el de Partida Doble, cuyos principios fundamentales son:

• No hay deudor sin acreedor y viceversa (cada operación debe asentarse al menos en dos Cuentas).
• Las Cuentas han de considerarse personificadas (imaginar que cada cuenta es una persona).
• El que recibe sin entregar, debe, y el que entrega sin recibir, acredita (cuando la cuenta recibe una cosa la debe y cuando la entrega la acredita, es decir, se le debe).

Titulo de la cuenta (considerar como si fuera persona)

4.1. Cuentas de activo

Las Cuentas de activo más utilizadas son las siguientes: Caja, Banco, Cliente y Mercaderías  

Caja (dinero en efectivo)

El saldo de la cuenta de caja es siempre deudor ya que no se puede pagar más dinero en efectivo del que se tiene. La operación de conocer el efectivo de caja se llama arqueo de caja.

Banco... (cuenta corriente). El saldo de estas cuentas será deudor porque los Bancos no suelen autorizar cuentas en números rojos.

Cliente... (Operaciones con un cliente)

Mercaderías... (productos comercializados)

Las entradas de mercancías se anotan en el Debe a precio de coste real, mientras que las salidas se anotan en el Haber a precio de venta que puede ser con ganancias o con pérdidas, según se venda. Hay otras Cuentas que les pasa lo mismo, por ejemplo, edificios, herramientas, mobiliario, etc. que se deprecian con el tiempo. Por eso nunca coincide el valor de las existencias del inventario a final del ejercicio económico con el saldo de estas cuentas. Se debe a que estas cuentas contienen ganancias y pérdidas.

Otras cuentas de Activo: Maquinaria, vehículos, inmuebles, valores mobiliarios, etc.

4.2. Cuentas de pasivo

Las Cuentas de pasivo contienen los acreedores que entregan bienes, géneros o dinero al negocio. Básicamente son dos: Acreedores y Efectos a pagar.

Acreedor... (cuenta de un proveedor o acreedor)

Efectos a pagar

4.3. Cuentas de capital

Representan al dueño del negocio, podría sustituirse por una cuenta abierta a su nombre, y como éste es acreedor de los bienes entregados (se le deben), funciona de manera parecida a las Cuentas de pasivo. Cuando se produce una ganancia el capital aumenta y cuando es una pérdida disminuye.

Como los conceptos que pueden producir pérdidas y ganancias son numerosos la cuenta de Capital tiene cuentas delegadas como: Gastos Generales, Intereses y Descuentos, Comisiones, Pérdidas y Ganancias, Gastos Domésticos, etc.

5. Libro Diario

El Libro Diario contiene las anotaciones contables (asiento contable). Todas las operaciones contables se anotan en el Libro Diario. La función del Libro diario es facilitar el trabajo y evitar errores porque obliga a presentar todas las Cuentas deudoras y acreedoras que intervienen en cada operación y se puede comprobar a simple vista que las cantidades deudoras y acreedoras son iguales de acuerdo con el principio “No hay deudor sin acreedor y viceversa”.

6. Libro Mayor

separado y todos sus asientos copiados del Libro Diario. Actualmente con las aplicaciones informáticas los datos o asientos se introducen una sola vez y no hay que copiarlos de nuevo para el Libro Mayor, sino que la aplicación actualiza automáticamente cada Cuenta y da forma al Libro Mayor.

7. Balance general

El balance es un extracto de cada Cuenta con el resultado de su Debe y Haber. Como hemos señalado algunas cuentas no reflejan la situación real del negocio, pues aunque las anotaciones son exactas desde el punto de vista contable, no lo son desde el punto de vista extra-contable (realidad), porque tienen incorporadas pérdidas o beneficios.

Por eso a final de cada ejercicio económico hay que hacer un Inventario de lo que hay en realidad en el negocio y reajustar las Cuentas que incorporan pérdidas y ganancias. Es decir, las operaciones de fin de ejercicio (Balance General) tienen por objeto ajustar las Cuentas a la realidad (regularizar las Cuentas) y, al propio tiempo, dar a conocer los beneficios o pérdidas en las Cuentas.

Por tanto, al final del ejercicio se hacen las siguientes operaciones:

1. Ver si queda alguna operación por registrar y, en su caso, registrarla.
2. Hacer un Inventario (extra-contable, con las existencias reales, prescindiendo de las cuentas contables).
3. Comparar el Inventario con el Balance (Cuentas del Balance):
4. Todos los asientos efectuados para el ajuste de Cuentas se llevan al Libro Mayor. Las Cuentas han quedado ya regularizadas y en la Cuenta de Pérdidas y Ganancias se han concentrado todos los beneficios y quebrantos experimentados.
5. Una vez pasado al Libro Mayor el asiento que proceda de los dos anteriores, se redacta un Balance de Comprobación y Saldos, que es conocido como Balance Regularizado.
6. Finalmente de lleva a cabo el Cierre de Libros y Reapertura de Libros para dar comienzo a las operaciones del ejercicio siguiente.

• • Cuando la situación del Balance coincide con la situación real no hace falta actuar sobre las Cuentas.
  • Cuando las Cuentas tienen saldo en el Balance y no figuran en el Inventario deben saldarse ya que no reflejan la situación real.
  • Las Cuentas que tienen saldo deudor en el Balance (en el Debe) indican la existencia de una pérdida, ya que han desaparecido las cosas que han recibido. Para saldar tales Cuentas basta abonarles el saldo que tengan (en el Haber) con cargo a la cuenta de Pérdidas y Ganancias (en el Debe).
  • Las Cuentas con saldo acreedor en el Balance (en el Haber) que no figuren en el Inventario indican la existencia de un beneficio, puesto que el saldo acreedor indica el importe de lo que la Cuenta nos ha entregado, importe que realmente no se le debe, ya que no figura como acreedora en el Inventario.
  • Cuando las Cuentas tienen saldo en el Balance y en el Inventario pero son distintos, hay que regularizar la Cuenta con la del Inventario (la realidad), siguiendo los mismos criterios que en el apartado anterior, bastará calcular por medio de una suma o resta la cantidad que debe agregarse o quitarse de la Cuenta.

4. Todos los asientos efectuados para el ajuste de Cuentas se llevan al Libro Mayor. Las Cuentas han quedado ya regularizadas y en la Cuenta de Pérdidas y Ganancias se han concentrado todos los beneficios y quebrantos experimentados.
5. Una vez pasado al Libro Mayor el asiento que proceda de los dos anteriores, se redacta un Balance de Comprobación y Saldos, que es conocido como Balance Regularizado.
6. Finalmente de lleva a cabo el Cierre de Libros y Reapertura de Libros para dar comienzo a las operaciones del ejercicio siguiente.

8. Plan General Contable

Por último señalar que existe un Plan General Contable de obligado cumplimiento para las empresas con el fin de homogeneizar criterios, armonizar, integrar y poder compartir los datos contables. Las aplicaciones informáticas incorporan todos los códigos y los títulos de las cuentas del Plan General de Contable.